Baukosten Controlling: Plan, Ist und Prognose je Posten
Jeder Budgetposten zeigt, was geplant war, was berechnet, was bezahlt und was bereits verpflichtet ist. Eine Überschreitung zeigt sich, wenn sie vereinbart wird, nicht erst, wenn die letzte Rechnung eintrifft.
Ein Budget aus Gruppen und Posten
Das Budget besteht aus Gruppen und Posten, jeder mit einem geplanten Betrag und, falls er zu einem Bauabschnitt gehört, mit diesem Bauabschnitt. Eine Vorlage mit elf Gruppen steht für ein leeres Budget bereit. Jede Änderung an der Struktur, vom neuen Posten bis zur verschobenen Planung, wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Das Budget deckt die Kostenseite ab. Einnahmen kommen aus den Kaufverträgen mit Käufern, daher stehen Geld, das ausgeht, und Geld, das hereinkommt, nie in einer Spalte.
Vier Arten von Einträgen
Jeder Eintrag trägt seinen Geschäftspartner, seine Belegnummer und sein Datum. Claude kann eine Rechnung lesen und als Vorschlag mit diesen Feldern ablegen. Zum Eintrag wird sie erst, wenn ein Mensch sie freigibt, und ein zweiter Vorschlag mit demselben Geschäftspartner und derselben Nummer wird als Dublette abgelehnt.
- Verpflichtung: ein vereinbarter Betrag, der noch nicht berechnet ist, etwa ein unterschriebener Auftrag an einen Auftragnehmer.
- Rechnung: was der Lieferant berechnet hat.
- Zahlung: was tatsächlich vom Konto abgeflossen ist.
- Gutschrift: ein zurückgegebener oder abgeschriebener Betrag.
Ausgabenprognose, bevor das Geld weg ist
Die Prognose eines Postens ist das, was berechnet und was verpflichtet ist. Eine Verpflichtung zählt an dem Tag, an dem sie vereinbart wird. So zeigt sich eine Überschreitung, solange Sie noch nachverhandeln, den Umfang kürzen oder Geld aus einem anderen Posten umschichten können.
Die Tabelle Plan gegen Ist zeigt jeden Posten nebeneinander: Plan, berechnet, bezahlt, verpflichtet und prognostiziert.
Signale zum Geld
Die Schwellen sind Vorgaben; der Inhaber kann sie für das Unternehmen oder für ein einzelnes Projekt ändern.
- Posten über Budget: Die Prognose eines Postens liegt mehr als 5 % über seinem Plan.
- Ausgaben vor dem Fortschritt: Geld wird schneller berechnet, als der Bauabschnitt voranschreitet, ein Zeichen für eine Vorauszahlung oder eine aufgeblähte Rechnung.
- Große Buchung und Buchung ohne Belegnummer: zwei optionale Prüfungen, die der Inhaber einschalten kann.
Jede Währung
Beträge können in jeder Währung erfasst werden. Kurse kommen von der Europäischen Zentralbank oder werden von Hand eingetragen, und jeder Betrag wird zum Kurs seines Datums in die Projektwährung umgerechnet. Eine Währung, die die Bank nicht veröffentlicht, wird auf der Seite genannt, damit Sie ihren Kurs eintragen können.
Nichts wird still umgeschrieben
Buchungen werden in der Oberfläche nie bearbeitet oder gelöscht. Eine falsche wird mit Begründung storniert: Sie bleibt sichtbar, durchgestrichen, und zählt nicht mehr in den Summen.
Fragen
Ersetzt es unser Buchhaltungssystem?
Nein. Es ist eine Kontrollebene: Es vergleicht die Ausgaben mit dem Plan und prognostiziert das Ergebnis. Ihre Bücher bleiben, wo sie sind.
Kann ich das Budget aus Excel importieren?
Noch nicht. Eine Vorlage mit elf Gruppen steht zum Ausfüllen bereit, und im Tarif Projekt Pro übernehmen wir Ihr Budget für Sie aus Ihren Dateien.
Warum zählt eine Verpflichtung vor der Rechnung?
Weil das Geld bereits zugesagt ist. Wer sie früh zählt, lässt eine Überschreitung sichtbar werden, solange sie noch gestoppt werden kann. Kommt die Rechnung, reduzieren Sie die Verpflichtung um denselben Betrag, damit sie nicht doppelt zählt.
Wer kann das Budget sehen?
Standardmäßig der Inhaber und die Finanzabteilung. Mit eigenen Rollen können Sie es anderen öffnen, und die Datenbank setzt die Regel durch.
Testen Sie es an Ihrem eigenen Projekt
14 Tage kostenlos, keine Karte. Ein Assistent baut das Projekt aus einer Vorlage, und das erste Signal erscheint gleich danach.